FAQ

Méthode – procédure

Quel est le but d’un screening?

Être attentif à la fiabilité professionnelle de vos collaborateurs (potentiels) est important, pour la réputation et le succès commercial de votre entreprise, mais aussi pour le respect de vos collaborateurs et de vos clients. Un screening avant emploi répond à ce souhait et s’intègre de manière transparente dans la procédure de sélection et de recrutement.

Un screening avant emploi ne peut pas empêcher qu’un collaborateur commette un jour un écart de conduite, une fraude ou tout autre acte délictueux. Si un tel outil existait, il deviendrait inutile de faire respecter la loi. Cependant, le risque peut être réduit grâce à un contrôle plus consciencieux des personnes que vous laissez entrer dans votre entreprise. Tout le monde y gagne à pouvoir travailler dans un environnement sûr, entouré de collègues qualifiés.

Un screening avant emploi n’est donc qu’un instrument du large éventail de mesures préventives de contrôle de l’intégrité. Ainsi, il est également recommandé, en particulier pour certaines fonctions sensibles en termes d’intégrité, d’exécuter périodiquement des screenings pendant l’emploi, de prévoir des moyens de signalement clairs et des personnes de confiance, de miser sur les comportements exemplaires, de mettre en place une culture de l’interpellation, etc. afin de réaliser une culture d’entreprise sûre et saine, dans laquelle demander des comptes est une évidence.

Quand le screening a-t-il lieu dans le processus de recrutement?

Un screening avant emploi est l’étape ultime de la procédure de recrutement. Une fois que vous avez sélectionné le ou les candidats possédant les compétences appropriées, notre travail commence.

En principe, nous pouvons entamer le screening dès que vous nous y autorisez.

La durée du processus dépend de ce qui suit:

  • le degré d’approfondissement choisi
  • la collaboration du candidat

Un screening simple peut être terminé en quelques jours, après que le candidat a mis à disposition les informations demandées via notre plate-forme en ligne. Les screenings plus détaillés peuvent nécessiter plus de temps.

Qui réalise ce screening?

Le screening est réalisé par l’équipe d’Integrity Check. Cette équipe est active chez i-Force, un bureau d’audit indépendant, créé en 2003. Pour en savoir plus sur Integrity Check, nous vous invitons à consulter le site www.i-Force.be.

Quelles sont les vérifications effectuées?

Les vérifications visent à donner une réponse aux deux questions suivantes:

  • Est-ce que la personne est vraiment celle qu’elle prétend être et possède toutes les qualifications qu’elle déclare posséder?
  • Dans quelle mesure le candidat peut-il être considéré comme digne de confiance pour cette fonction?

Dans ce cadre, les éléments suivants sont principalement vérifiés:

  • informations personnelles
  • CV
  • niveau d’études le plus élevé
  • qualifications professionnelles et historique professionnel

Ces vérifications ne sont effectuées qu’après autorisation de la personne concernée. Cette dernière a aussi à tout moment le droit de demander de cesser les vérifications.

Pour en savoir plus à ce sujet, nous renvoyons à notre white paper “Employent Integrity Screening”, que vous pouvez télécharger sur notre site Web.

Comment le rapport se présente-t-il?

Nous utilisons un rapport normalisé, sous la forme d’une matrice des risques. Notre rapport contient uniquement les informations pertinentes dans le cadre du screening. Il s’agit d’un rapport factuel des informations collectées, catégorisées sur la base de critères objectifs et clairs.

Le rapport peut être rédigé en néerlandais, en français ou en anglais.

Comment un candidat peut-il poser une question?

Si le candidat souhaite poser une question au sujet de son screening avant emploi, il peut toujours nous contacter. L’équipe d’Integrity Check est joignable par téléphone au 053 77 74 44 ou par mail à l’adresse info@integritycheck.be

Garanties et respect de la vie privée

Un screening avant emploi est-il permis?

Integrity Check utilise en première lieu les informations fournies par le candidat lui-même. Nous utilisons également des sources publiques, c’est-à-dire des informations sur le candidat qui sont accessibles publiquement. En ce qui concerne les autres sources, nous demandons au préalable la permission du candidat et aucune autre personne que celles citées par le candidat ne sera consultée. Le processus entier est donc transparent et respecte la vie privée du candidat.

Le candidat est-il toujours au courant du screening?

Oui. Nous n’entamons le screening qu’après avoir obtenu l’accord du candidat, au moyen d’une déclaration de consentement. Cette déclaration précise clairement les vérifications qui seront effectuées. Le cas échéant, nous demandons aussi au candidat de nous autoriser à collecter des informations auprès de ses employeurs précédents, des établissements où il a fait ses études et d’autres personnes de références qu’il a citées.

Quand dois-je informer le candidat?

Si un screening est réalisé uniquement au moyen d’une recherche dans des sources publiques, il n’est pas nécessaire d’informer le candidat de celle-ci. Toutefois, comme nous pouvons consulter des références également dans certains de nos modules, il est nécessaire d’en informer le candidat au préalable. En outre, le candidat est invité à fournir les coordonnées de personnes de référence. Néanmoins, nous estimons qu’il est important de n’effectuer le screening qu’après avoir reçu le consentement éclairé du candidat à cet effet. Pour ce faire, nous prévoyons un document d’autorisation, mais nous vous demandons aussi d’annoncer le screening au préalable. L’annonce du screening dans l’offre d’emploi possède un effet préventif.

Qu’advient-il des données du candidat?

Nous pouvons vous garantir qu’Integrity Check prend au sérieux le traitement correct des informations fournies par le candidat et s’assure que la loi relative à la protection de la vie privée à l’égard des traitements de données à caractère personnel du 8 décembre 1992, la directive européenne 95/46/CE et/ou la législation internationale applicable en matière de protection des données sont respectées.

La plate-forme en ligne d’Integrity Check est enregistrée auprès de la Commission vie privée.

Avez-vous une obligation de secret?

Integrity Check est tenu au respect strict du secret en ce qui concerne toutes les informations confidentielles que nous traitons lors d’un screening.

Toutes les informations fournies (nom, adresse, date de naissance, historique professionnel…) sont utilisées uniquement dans le cadre du screening avant emploi. Ces informations sont conservées pendant six mois, conformément à la loi sur la protection de la vie privée. Ensuite, toutes les données sont supprimées.

La personne concernée a-t-elle le droit de consulter et de corriger ses données?

Toutes les informations sont enregistrées en ligne par la personne concernée sur une plate-forme, à l’aide d’un lien personnel. Tant que les données complétées et chargées ne sont pas enregistrées, la personne concernée peut les compléter et les modifier à l’aide de son lien personnel.

Après l’enregistrement des données, la personne concernée a le droit de consulter les informations enregistrées qui la concernent et peut demander de corriger, compléter ou effacer les données erronées, incomplètes ou non pertinentes.