FAQ

Werkwijze-procedure

Wat is het nut van een screening?

Aandacht besteden aan de professionele betrouwbaarheid van (kandidaat) werknemers is van belang, zowel omwille van de reputatie en het commercieel succes van uw bedrijf als vanuit de zorg voor werknemers en klanten. Pre-employment screening sluit hierbij aan en maakt op een transparante manier deel uit van de selectie- en aanwervingsprocedure.

Een pre-employment screening kan niet voorkomen dat een werknemer zich vroeg of laat schuldig maakt aan wangedrag, fraude of andere criminaliteit. Moest een dergelijke tool bestaan, dan  hadden we geen rechtshandhaving meer nodig. Wel kan het risico verkleind worden door zorgvuldiger na te gaan wie u toelaat in uw onderneming. Uiteindelijk heeft iedereen er voordeel bij wanneer in een veilige werkomgeving kan samengewerkt worden met gekwalificeerde collega’s.

Een pre-employment screening is dan ook slechts één instrument van de brede waaier aan preventieve integriteitsmaatregelen. Zo is het is daarnaast ook aangewezen om, zeker voor bepaalde integriteitsgevoelige functies, periodiek in-employment screenings door te voeren, te voorzien in duidelijke meldkanalen en vertrouwensfuncties, in te zetten op voorbeeldgedrag, aanspreekcultuur,… met het oog op een veilige en gezonde bedrijfscultuur waarin het afleggen van verantwoording vanzelfsprekend is.

Wanneer in het aanwervingsproces ?

Een pre-employment screening is de allerlaatste stap in de aanwervingsprocedure. Wanneer u qua competenties de voor u geschikte kandidaat of kandidaten hebt geselecteerd, start ons werk.

In principe kunnen wij de screening aanvangen van zodra u ons hiertoe machtigt.

Hoe lang het proces in beslag neemt, is afhankelijk van:

  • de gekozen diepgang
  • de medewerking van de kandidaat

Een eenvoudige screening kan in enkele dagen afgerond zijn nadat de sollicitant de gevraagde informatie via onze online platform heeft ter beschikking gesteld. Meer uitgebreide screenings kunnen een langere doorlooptijd hebben.

Wie voert deze screening uit?

De screening wordt uitgevoerd door het Intergity Check-team. Dit team is werkzaam bij i-Force, een onafhankelijk forensisch auditkantoor, opgericht in 2003. Voor meer informatie betreffende i-Force wijzen wij u graag door naar de webiste: www.i-Force.be.

Welke verificaties worden doorgevoerd?

De verificaties zijn erop gericht een antwoord te geven op de volgende twee vragen :

  • Is de betrokkene diegene voor wie hij zich uitgeeft, met alle opgegeven kwalificaties?
  • In hoeverre kan de sollicitant als betrouwbaar voor de functie worden beschouwd?

Daarbij gaat het hoofdzakelijk om volgende verificaties :

  • Personalia
  • CV
  • hoogste opleidingsniveau
  • professionele kwalificaties en werkgeschiedenis

Deze verificaties worden pas doorgevoerd nadat de betrokkene hiervoor toestemming heeft verleend. De betrokkene heeft ook het recht om de verificaties ten allen tijde te beëindigen.

Voor meer informatie hieromtrent verwijzen we u naar onze white paper ‘Employment Integrity Screening’ die u kan downloaden vanop onze site.

Hoe wordt er gerapporteerd?

We voorzien in een gestandaardiseerde rapportage in de vorm van een risicomatrix. In ons rapport wordt enkel die informatie opgenomen die relevant is in het kader van de screening. Het gaat om een feitelijke rapportering van de verkregen informatie, gecategoriseerd aan de hand van duidelijke, objectieve criteria.

De rapportage kan in het Nederlands, Frans of Engels.

Waar kan een kandidaat met een vraag terecht?

Wanneer de kandidaat een vraag heeft betreffende zijn of haar pre-employment screening, kan deze uiteraard bij ons terecht. Het Integrity Check-team is bereikbaar via telefoon: 053 777 444 of per mail op info@integritycheck.be

Garanties en privacy

Is een pre-employment screening toegelaten?

Integrity Check gaat in eerste instantie aan de slag met informatie die door de kandidaat zelf wordt aangereikt. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van openbare bronnen – informatie over de kandidaat die openbaar toegankelijk is. Voor andere bronnen wordt voorafgaandelijk toestemming gevraagd aan de kandidaat en er worden geen andere personen geraadpleegd dan deze die door de persoon zelf worden opgegeven. Het hele proces verloopt derhalve transparant en met respect voor de privacy van de kandidaat.

Is de kandidaat altijd op de hoogte van de screening?

Ja. Wij vatten de screening pas aan nadat de betrokkene akkoord is gegaan met een toestemmingsverklaring. In deze verklaring wordt aangegeven welke checks zullen uitgevoerd worden. Indien van toepassing, wordt aan de betrokkene ook toestemming gevraagd om informatie in te winnen bij voorgaande werkgevers, opleidingsinstellingen en andere door hem/haar opgegeven referenten.

Wanneer moet ik de kandidaat informeren ?

Wanneer een screening enkel gebeurt op basis van open bronnen onderzoek, is het niet nodig de kandidaat hierover te informeren. Aangezien in enkele van onze modules ook referenten kunnen geraadpleegd worden, is het echter wel nodig de kandidaat hier vooraf van op de hoogte te stellen. Bovendien wordt aan de kandidaat zelf gevraagd om de contactgegevens van personen achter te laten. Niettemin vinden wij het van belang om een screening pas uit te voeren na een heldere, geïnformeerde toestemming van de kandidaat. Wij voorzien hiertoe een toestemmingsverklaring maar vragen daarnaast aan u om de screening vooraf aan te kondigen. Wanneer deze screening reeds wordt aangekondigd in de vacature, heeft dit tevens een preventief effect.

Wat gebeurt er met de data van de sollicitant?

We kunnen u verzekeren dat i-Force het correct omgaan met de informatie van de sollicitant ernstig neemt en ervoor zorgt dat dit gebeurt in overeenstemming met de Wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens van 8 december 1992, de EU Directive 95/46/EC en/of toepasselijke internationale wetgeving betreffende databescherming.

Het online platform van Integrity Check werd aangemeld bij de privacycommissie.

Hebben jullie geheimhoudingsplicht?

Integrity Check is aan strikte geheimhouding gehouden wat betreft alle vertrouwelijke informatie waarmee zij bij de uitvoering van de screening in aanraking komt.

Alle aangeleverde informatie (bijvoorbeeld: naam, adres, geboortedatum, werkgeschiedenis, …) wordt enkel gebruikt voor het doel van de pre-employment screening. Deze wordt gedurende zes maanden bijgehouden, overeenkomstig de wet op de persoonlijke levenssfeer. Nadien zullen alle gegevens verwijderd worden.

Heeft de betrokkene inzage en recht op aanpassing?

Alle informatie wordt door de betrokkene online ingevoerd op een platform via een persoonlijke link. Zolang de ingevulde en opgeladen gegevens niet worden ingediend, kan de betrokkene zijn/haar informatie aanvullen en wijzigen via zijn/haar persoonlijke link.

Ook nadien heeft hij/zij het recht op inzage in de informatie die over hem/haar wordt bijgehouden en kan verzoeken om onjuiste, onvolledige of irrelevante gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.